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Un terminal virtuel est une application web qui permet aux entreprises de traiter les paiements par carte de crédit de n’importe où avec une connexion internet. Un terminal virtuel peut être utilisé via un navigateur web sur n’importe quel appareil, notamment un ordinateur de bureau, un ordinateur portable, une tablette ou un smartphone.

Les entreprises peuvent accéder à un terminal virtuel par le biais du site Web de leur fournisseur de services marchands pour saisir manuellement les informations relatives aux cartes de crédit des clients et effectuer les transactions. Les terminaux virtuels sont idéaux pour les entreprises qui doivent accepter les informations de paiement par téléphone ou par courrier.

Comment fonctionne un terminal virtuel ?

Les terminaux virtuels fonctionnent de la même manière que les autres systèmes de point de vente (POS) : Un client paie en saisissant les informations relatives à sa carte de crédit dans un formulaire sécurisé sur votre site web.

Les fournisseurs de comptes marchands les proposent généralement dans le cadre de leurs solutions de commerce électronique, ou vous pouvez acheter un logiciel autonome auprès d’un autre fournisseur.

Les entreprises peuvent utiliser les terminaux virtuels de deux manières principales :

  • Pour accepter les paiements par téléphone
  • Accepter les paiements par le biais de leurs sites web.

Dans les deux cas, le propriétaire de l’entreprise saisit les informations relatives à la carte de crédit du client dans le logiciel et la transaction est traitée immédiatement.

Les terminaux virtuels sont généralement hébergés sur des serveurs sécurisés et sont dotés d’autres fonctions de sécurité telles que la vérification de l’identité. Ils offrent également un suivi et des rapports qui vous permettent de voir vos chiffres de vente et les performances de vos produits d’un seul coup d’œil.

Dans de nombreux cas, vous pourrez télécharger ces données pour vos dossiers ou pour les intégrer à d’autres logiciels de comptabilité.

Quels sont les avantages de l'utilisation d'un terminal virtuel ?

Un terminal virtuel (TV) permet aux commerçants d’accepter les paiements par carte de crédit par le biais de n’importe quel téléphone ou appareil connecté à Internet. Il fonctionne pour les entreprises de vente par correspondance, de commande par téléphone (MO/TO) et de commerce électronique.

Avec un VT, vous pouvez saisir manuellement les informations de la carte de crédit de votre client dans le terminal, dès lors que vous disposez d’un ordinateur avec une connexion Internet.

Quels sont donc les avantages de l’utilisation d’un terminal virtuel ?

  • Le traitement des paiements est plus rapide et plus facile que d’attendre l’arrivée des chèques.
  • Plus besoin de manipuler des espèces ou des chèques.
  • Vous pouvez effectuer des transactions partout dans le monde, dès lors que vous disposez d’une connexion Internet.
  • Offre plus de sécurité que les paiements traditionnels car toutes les données de paiement sont cryptées.
  • Vous n’avez pas besoin de logiciel ou d’équipement spécial pour traiter les commandes.
  • Les clients peuvent utiliser leur mode de paiement préféré, tel que Visa, MasterCard, American Express, etc.
  • Élimine le risque d’erreur humaine lors de la saisie manuelle des numéros de carte sur un système ou un terminal de point de vente (POS).
  • Soyez payé plus rapidement que jamais grâce aux options de financement le lendemain qui vous permettent d’accéder aux fonds immédiatement après que l’argent a été compensé directement sur votre compte – sans frais supplémentaires !

Enfin, vous économisez de l’argent sur les frais de traitement par rapport aux terminaux traditionnels, car il n’y a pas de frais de matériel ni de frais d’entretien permanents nécessaires au fonctionnement.

Types de terminaux virtuels

Il existe deux types de terminaux virtuels : hébergés et non hébergés.

Terminal virtuel hébergé

Un terminal virtuel hébergé est un formulaire de paiement en ligne qui achemine les transactions via une passerelle de paiement, mais qui semble faire partie de votre site web. Lorsqu’un client remplit le formulaire et soumet le paiement, les détails de la transaction sont envoyés de votre site à la passerelle pour être traités.

Terminal virtuel non hébergé

Un terminal virtuel non hébergé (ou « autonome ») ressemble davantage à son cousin physique, avec une page de connexion qui requiert un nom d’utilisateur et un mot de passe. Même s’il est accessible via votre navigateur, il n’a aucun lien avec votre site web.

Terminaux virtuels et conformité PCI

Une autre chose que vous devez savoir est que les terminaux virtuels sont couverts par les normes de conformité PCI. Cela signifie que vous devez protéger les données de vos clients.

La plupart des gens ne prennent pas cela suffisamment au sérieux, mais c’est un problème énorme. Les pirates informatiques aiment s’attaquer aux petites entreprises, car elles sont plus faciles à pirater et ont plus de mal à gérer les conséquences d’une violation de la sécurité.

Vous pouvez en savoir plus sur la conformité PCI, mais en résumé, vous devez vous assurer que personne ne vole les informations relatives aux cartes de crédit de vos clients. Pour ce faire, il est essentiel de crypter leurs données et de veiller à ce qu’elles restent sécurisées.

De nombreux fournisseurs de terminaux virtuels vous aideront dans ce domaine ou proposeront des services de cryptage. Assurez-vous que votre fournisseur dispose de ces fonctionnalités avant de vous engager.

Considérations importantes lors du choix d'un fournisseur de terminaux virtuels

Une étape importante de la mise en place d’un terminal virtuel consiste à choisir le fournisseur qui hébergera votre service de terminal virtuel. Il existe de nombreuses options à considérer, mais vous devez absolument penser au coût. Certains fournisseurs facturent sur une base « par transaction », tandis que d’autres facturent des frais mensuels. Renseignez-vous sur le coût des transactions et déterminez si cela correspond à votre budget.

Examinez également d’autres facteurs tels que le service clientèle et les options d’assistance. Certains fournisseurs proposent une assistance téléphonique 24 heures sur 24, tandis que d’autres n’offrent qu’une assistance par courrier électronique ou par chat en ligne pendant les heures de bureau. Vous voudrez peut-être tenir compte de ces options avant de choisir le fournisseur qui vous convient le mieux.

Vous devrez également penser à la sécurité et aux types de transactions que vous souhaitez que le terminal virtuel accepte.

Voici comment configurer un terminal virtuel :

  1. Ouvrez un compte marchand.
    Vous avez besoin d’un compte marchand pour accepter les cartes de crédit. Un compte marchand est une sorte de compte bancaire qui conserve les fonds collectés lors des transactions de vos clients jusqu’à ce qu’ils soient déposés sur le compte bancaire de votre entreprise.
  1. Configurez une passerelle de paiement en ligne (si vous n’en avez pas déjà une).
    Une passerelle de paiement est le service qui traite les transactions entre la banque de votre client et la vôtre, puis dépose les fonds sur votre compte marchand.
    La plupart des plus grandes sociétés de services marchands proposent également leurs propres passerelles de paiement, il est donc facile d’obtenir les deux à la fois. Certaines sociétés de services aux commerçants facturent des frais supplémentaires pour l’installation et/ou l’utilisation mensuelle de leur passerelle de paiement, alors assurez-vous de vous renseigner sur les frais éventuels avant de vous inscrire.
  1. Choisissez un terminal virtuel.
    L’étape suivante de la mise en place d’un terminal virtuel consiste à choisir un fournisseur qui hébergera votre service de terminal virtuel. Prenez le temps de comparer les fournisseurs de terminaux avant de vous engager dans un service. Vous souhaitez travailler avec des fournisseurs de services fiables, car la commodité des paiements est essentielle pour toute entreprise.
  1. Testez votre terminal virtuel.
    Votre processeur doit vous fournir des instructions sur la manière de procéder – il peut s’agir de soumettre une transaction de test, puis de l’annuler ou de vous rembourser. Si vous avez des questions pendant le processus de test, contactez le service d’assistance de votre société de traitement des paiements.

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